Przez długi czas dokumentacja w polskich przedsiębiorstwach opierała się niemal wyłącznie na papierze. Faktury drukowane, stemplowane i przesyłane pocztą stanowiły codzienny element biura. Ten model, choć dobrze znany, generował koszty druku, wysyłki i przechowywania, a także wiązał się z ryzykiem zagubienia dokumentów czy opóźnień w regulowaniu należności. Rozwój faktur elektronicznych, zwykle wysyłanych jako pliki PDF, był pierwszym krokiem w stronę cyfrowego obiegu. Z danych Fundacji Digital Poland wynika, że korzysta z nich obecnie 58% polskich firm, co zbliża nas do średniej w UE. Ułatwiło to wymianę informacji i przyspieszyło procesy, lecz nie wyeliminowało problemu braku spójności. Każda firma mogła tworzyć własną formę dokumentu, co utrudniało automatyczne przetwarzanie danych i wymuszało ręczne wpisywanie informacji w działach księgowych. Nadchodząca zmiana polegająca na wprowadzeniu jednolitego, scentralizowanego systemu e-faktur ma rozwiązać te trudności, tworząc wspólne standardy dla całego rynku i trwale modernizując sposób dokumentowania transakcji.

Dlaczego wprowadzane są e-faktury?

Decyzja o obowiązkowym e-fakturowaniu wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji obejmujący biznes i administrację publiczną. Państwa europejskie szukają nowych metod uszczelniania systemów podatkowych i upraszczania procedur sprawozdawczych. Dane pokazują jednak, że Polska nadal odbiega od unijnej średniej. Z wysyłki papierowych faktur zrezygnowało zaledwie 13% krajowych firm, podczas gdy średnia UE to 18%. Z kolei dokumenty umożliwiające automatyczne przetwarzanie danych stosuje w Polsce 16% przedsiębiorstw, wobec 25% w Unii. Uzyskując zgodę Rady UE na obowiązkową cyfrową formę fakturowania, Polska dołącza do państw, które widzą w niej sposób na większą przejrzystość obrotu gospodarczego.

Dobrowolny Krajowy System e-Faktur, działający od 1 stycznia 2022 roku, pełnił rolę etapu przygotowawczego, umożliwiając firmom zapoznanie się z platformą. Teraz przed rynkiem stoi faza obowiązkowa, której celem jest stworzenie jednego centralnego repozytorium dostępnego w czasie rzeczywistym dla przedsiębiorstw i administracji skarbowej. Tak zorganizowany system pozwala lepiej nadzorować obieg faktur, zmniejszać ryzyko nadużyć, w tym wystawiania fikcyjnych dokumentów, oraz w przyszłości ułatwiać rozliczenia podatkowe dzięki częściowej automatyzacji procedur.

KSeF – kluczowe wiadomości dla firm

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to ogólnokrajowa platforma cyfrowa obsługująca elektroniczny obieg faktur. Umożliwia ich wystawianie, odbieranie i przechowywanie w jednym środowisku. Jego podstawą jest tak zwana faktura ustrukturyzowana – dokument zapisany w jednolitym formacie XML, zgodnym ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. W praktyce oznacza to koniec dowolnych układów graficznych. Wszystkie faktury zyskają spójną strukturę, łatwą do odczytania zarówno przez podatników, jak i systemy księgowe.

Terminy wdrożenia i podmioty objęte regulacjami

Wejście obowiązku korzystania z KSeF będzie realizowane etapami. Jako pierwsi, od 1 lutego 2026 roku, do systemu zostaną włączeni najwięksi podatnicy – firmy, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Następnie,
1 kwietnia 2026 roku, wymóg stosowania systemu obejmie wszystkie pozostałe podmioty. Co ważne, od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał odbierać faktury za pośrednictwem KSeF. Wprowadzono również okresy przejściowe – między innymi możliwość dalszego wystawiania dokumentów z kas fiskalnych czy uznawania paragonów jako faktur aż do końca 2026 roku. Takie faktury będą jednak musiały zostać wprowadzone do KSeF w wyznaczonym, odroczonym terminie, wskazanym w komunikatach Ministerstwa Finansów.

Zmiany dotyczą przede wszystkim transakcji krajowych między przedsiębiorcami (B2B). Ustawodawca przewidział jednak kilka wyjątków, z których wyłączone pozostaną:

• faktury kierowane do konsumentów (B2C), które można dobrowolnie wystawiać poprzez KSeF, w takim przypadku faktura dostępna w KSeF nie zastępuje standardowego przekazania jej klientowi, dlatego sprzedawca nadal musi udostępnić ją w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem,
• podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• wybrane procedury specjalne, takie jak OSS i IOSS.

Nowa codzienność przedsiębiorstw

Uruchomienie KSeF zmienia sposób działania firm w obszarze dokumentacji. Jednym z kluczowych skutków, a zarazem istotnych udogodnień, jest pełne odejście od papierowych faktur i związanej z nimi biurokracji. Dokumenty sprzedażowe i zakupowe trafią do centralnego magazynu, a obowiązek ich dziesięcioletniej archiwizacji przejdzie na państwo. Przedsiębiorcy zyskają stały, bezpieczny dostęp do faktur bez ryzyka ich utraty. Każdy dokument po przesłaniu do systemu otrzyma unikatowy numer KSeF, który będzie obowiązywał w obrocie, choć nie zastąpi numeracji stosowanej przez wystawcę.

Od 1 listopada 2025 roku dostęp do uprawnień i certyfikatów KSeF odbywa się wyłącznie poprzez nowy Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który zastąpił wcześniejsze rozwiązania w Aplikacji Podatnika. W tym samym czasie udostępniono możliwość pobierania certyfikatu KSeF, niezbędnego m.in. do działania w trybach offline i awaryjnych.

System przynosi wiele korzyści, ale wymaga również dostosowania firmowych narzędzi. Administracja skarbowa uzyska wgląd w transakcje w czasie rzeczywistym, a firmy będą musiały zaktualizować swoje programy księgowe i fakturowe tak, aby były zgodne z KSeF.

Technologia jako partner w zmianie

System przynosi wiele korzyści, ale wymaga również dostosowania firmowych narzędzi. Administracja skarbowa uzyska wgląd w transakcje w czasie rzeczywistym, a firmy będą musiały zaktualizować swoje oprogramowanie. To doskonały moment, aby spojrzeć na firmę szerzej. Wdrożenie nowych standardów to idealna okazja, by usprawnić zarządzanie procesami biznesowymi (business process management). Nowoczesne systemy klasy ERP zintegrowane z państwową platformą nie tylko wysyłają faktury, ale pozwalają na automatyzację obiegu dokumentów (Workflow), lepszą kontrolę kosztów i szybsze podejmowanie decyzji. Zamiast traktować nowe przepisy jako przykry obowiązek, warto wykorzystać je jako impuls do cyfrowej transformacji całego przedsiębiorstwa.

Jak e-faktury zmienią pracę działów firmowych?

Nowe zasady wpłyną na codzienną pracę wielu zespołów – księgowości, administracji i sprzedaży. Okres segregatorów
i ręcznego układania papierowych dokumentów odchodzi do przeszłości. Centrum pracy staną się systemy informatyczne, co wymaga przeszkolenia pracowników i zmiany procedur, które w niektórych organizacjach mogą początkowo budzić obawy.

Przedsiębiorstwa muszą też przygotować rozwiązania na sytuacje techniczne. Wprowadzone zostały zdefiniowane tryby awaryjne, w tym tryb offline24 umożliwiający wystawienie faktury poza KSeF z obowiązkiem późniejszego przesłania jej w określonym terminie. Faktury przekazywane kontrahentom poza systemem, np. w formie PDF lub wydruku, muszą dodatkowo zawierać kod QR pozwalający na późniejszą weryfikację numeru KSeF i treści dokumentu.

Zmiana, która zostanie na stałe

Przekształcenie papierowego obiegu faktur w pełni cyfrowy i ujednolicony system to proces wymagający zaangażowania przedsiębiorców oraz pracowników, a także inwestycji w technologię. KSeF to jeden z najważniejszych kroków w cyfrowej transformacji polskiej gospodarki. Jego celem jest uporządkowanie obiegu dokumentów, uproszczenie rozliczeń podatkowych i ograniczenie nadużyć. Choć wdrożenie stawia przed firmami wyzwania organizacyjne i techniczne,
w dłuższym horyzoncie standaryzacja, bezpieczna archiwizacja i automatyzacja procesów mogą przynieść wymierne oszczędności. To jednak nie tylko zmiana technologiczna. To przebudowa sposobu myślenia o dokumencie księgowym
i jego roli w firmie – transformacja, która na trwałe zmieni codzienność polskich przedsiębiorstw.

Źródła:

• Comarch
• Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP – Fundacja Digital Poland
• Krajowy System e-Faktur (KSeF) | podatki.gov.pl
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775
• Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia | podatki.gov.pl
• Decyzja wykonawcza - 2022/1003 - EN - EUR-Lex

Artykuł uwzględnia stan prawny i oficjalne komunikaty na dzień 12 listopada 2025 r.