Pierwszy rok prowadzenia firmy zwykle kojarzy się ze zdobywaniem klientów, dopracowywaniem oferty i szukaniem miejsca na rynku. Równie dużo uwagi wymaga jednak codzienne zarządzanie pieniędzmi. Nawet przedsiębiorstwo, które regularnie realizuje zamówienia
i wystawia faktury, może znaleźć się w trudnej sytuacji, jeśli wydatki trzeba ponosić wcześniej niż pojawiają się wpływy.
Trzeba przy tym rozdzielić dwie kwestie: rentowność i płynność finansową. Firma może zarabiać na sprzedaży, a jednocześnie w danym tygodniu nie mieć wystarczającej kwoty na rachunku, aby zapłacić dostawcy, składki albo ratę leasingu. W pierwszych miesiącach działalności szczególnie pomaga więc patrzenie nie tylko na przychody i koszty, lecz również na terminy, w których pieniądze faktycznie wychodzą z konta i na nie wracają.
Od czego zacząć planowanie finansów firmy?
Najprostszy system finansowy może być wystarczający, jeśli przedsiębiorca prowadzi go regularnie. Na początku dobrze rozdzielić pieniądze prywatne od firmowych, nawet gdy przepisy pozwalają w określonych sytuacjach korzystać z rachunku prywatnego. Biznes.gov.pl wskazuje, że przedsiębiorca może używać rachunku firmowego albo prywatnego należącego tylko do jednej osoby, choć w części sytuacji rachunek firmowy jest wymagany, między innymi przy określonych rozliczeniach VAT.
Osobny rachunek ułatwia ocenę, ile środków faktycznie pozostaje do dyspozycji firmy. W planie miesięcznym powinny znaleźć się koszty stałe, wydatki zależne od liczby zleceń, podatki, składki, raty oraz terminy płatności faktur sprzedażowych. Dobrym nawykiem jest też oznaczanie pieniędzy, które znajdują się na koncie, ale są już przeznaczone na przyszłe zobowiązania.
Koszty stałe i zmienne firmy
Samo zestawienie wszystkich wydatków często daje więcej informacji niż analiza miesięcznego przychodu. Koszty stałe pokazują minimalny poziom pieniędzy potrzebnych do utrzymania działalności, natomiast koszty zmienne informują, jak zwiększenie sprzedaży wpływa na zapotrzebowanie na gotówkę. Obie grupy powinny być obserwowane oddzielnie.
Wydatki, które pojawiają się każdego miesiąca
Do kosztów powtarzalnych mogą należeć składki, księgowość, czynsz, leasing, wynagrodzenia, abonamenty, oprogramowanie, telefon, internet i inne usługi potrzebne do prowadzenia firmy. Część z nich jest niewielka pojedynczo, ale po zsumowaniu może stanowić znaczną pozycję w budżecie.
Trzeba też pamiętać o zobowiązaniach publicznoprawnych. Terminy i sposób wpłacania zaliczek na podatek zależą od formy opodatkowania, a obowiązki przedsiębiorcy mogą różnić się zależnie od jego sytuacji. Serwis podatki.gov.pl opisuje między innymi zasady wpłacania zaliczek miesięcznych i kwartalnych przez przedsiębiorców rozliczających PIT.
Praktycznym rozwiązaniem jest przypisanie każdemu stałemu kosztowi daty płatności. Wtedy budżet pokazuje nie tylko sumę wydatków, ale też moment ich poniesienia.
Nakłady, które rosną razem z firmą
Rosnąca liczba zamówień może zwiększać wydatki na materiały, transport, podwykonawców, reklamę, prowizje, dodatkowych pracowników albo sprzęt. Z tego powodu większa sprzedaż nie zawsze od razu poprawia sytuację na rachunku.
Przedsiębiorca może otrzymać duże zlecenie wymagające zakupu materiałów jeszcze przed rozpoczęciem prac. Inny klient może oczekiwać realizacji w ciągu dwóch tygodni, ale zapłacić dopiero miesiąc po wystawieniu faktury. Firma finansuje wtedy część realizacji z własnych środków.
Przy wycenie większych kontraktów dobrze więc sprawdzać nie tylko marżę, lecz również harmonogram wydatków i płatności. Pomocne może być negocjowanie zaliczki, podzielenie projektu na etapy albo ustalenie krótszego terminu zapłaty. Jeżeli każde kolejne zlecenie wymaga wcześniejszego wyłożenia większej kwoty, rozwój sprzedaży powinien iść w parze z planowaniem kapitału obrotowego.
Faktura to jeszcze nie pieniądze na koncie
Wystawienie faktury oznacza powstanie należności, ale nie oznacza automatycznego wpływu pieniędzy na rachunek. W relacjach B2B spotykane są terminy płatności wynoszące kilkanaście, 30, 60 dni lub więcej, zależnie od umowy i obowiązujących przepisów. Unijne regulacje dotyczące opóźnień w transakcjach handlowych przewidują ochronę wierzycieli oraz zasady naliczania odsetek i rekompensaty przy opóźnionej płatności.
Dlatego w budżecie lepiej zapisywać nie tylko datę wystawienia faktury, lecz przede wszystkim przewidywany dzień otrzymania środków. Jeżeli kontrahent spóźnia się regularnie, plan powinien uwzględniać ten scenariusz zamiast zakładać terminową płatność za każdym razem.
W firmach działających w modelu B2B problemem mogą być również długie terminy płatności. Gdy przedsiębiorca musi pokrywać bieżące koszty, zanim kontrahent ureguluje należność, jednym z dostępnych rozwiązań może być finansowanie faktur, które pozwala wcześniej uzyskać środki wynikające z wystawionych dokumentów sprzedaży. Nie jest to jedyna możliwość. Alternatywą pozostają zaliczki, negocjowanie terminów, rezerwa gotówkowa albo etapowanie rozliczeń.
Jak stworzyć prosty plan wpływów i wydatków?
Do zarządzania płynnością nie potrzeba rozbudowanego systemu. Arkusz kalkulacyjny może wystarczyć, jeśli pokazuje przyszłe wpływy
i płatności w jednym miejscu. Najlepiej planować nie tylko bieżący miesiąc, lecz również kilka kolejnych tygodni. Przy działalności sezonowej przydaje się dłuższy okres.
W prostej tabeli można uwzględnić:
- przewidywane wpływy wraz z terminami płatności faktur,
- koszty stałe i zmienne,
- podatki oraz składki,
- zakupy jednorazowe i inwestycje,
- raty, leasing i inne zobowiązania,
- środki zarezerwowane na nieprzewidziane wydatki,
- prognozowane saldo na koniec tygodnia lub miesiąca.
Największą użyteczność daje porównywanie planu z rzeczywistością. Jeśli klient zapłacił pięć dni później, a zakup materiałów był droższy od założeń, dane należy poprawić. Po kilku miesiącach przedsiębiorca zaczyna widzieć własny rytm przepływów: okresy większych wpływów, tygodnie obciążone płatnościami oraz momenty, w których rośnie ryzyko niedoboru gotówki.
Dlaczego firmowa poduszka finansowa pomaga utrzymać płynność?
Rezerwa gotówkowa ogranicza zależność od idealnego przebiegu wydarzeń. Może przydać się wtedy, gdy kontrahent opóźnia przelew, sprzęt wymaga naprawy, spada liczba zamówień albo pojawia się zakup potrzebny do obsługi nowego klienta. Wysokość rezerwy nie powinna być ustalana według jednej uniwersalnej liczby, ponieważ inne potrzeby ma jednoosobowa firma usługowa, a inne przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników i kupujące materiały.
Najprostszym podejściem jest odniesienie rezerwy do rzeczywistych kosztów firmy. Przedsiębiorca może policzyć średnie miesięczne obciążenia i stopniowo odkładać część nadwyżek na osobnym rachunku. Taki zapas nie musi powstać od razu.
Poduszka finansowa pełni jeszcze jedną funkcję: daje więcej swobody przy podejmowaniu decyzji. Firma nie musi akceptować każdego zlecenia tylko dlatego, że potrzebuje szybkiego przelewu. Łatwiej też odrzucić niekorzystne warunki płatności albo sfinansować zakup potrzebny do większego projektu bez naruszania pieniędzy przeznaczonych na podatki i składki.
Więcej klientów nie zawsze oznacza więcej gotówki
Szybki wzrost sprzedaży może chwilowo zwiększać napięcie finansowe. Nowe zlecenia wymagają materiałów, pracy, reklamy, transportu lub usług podwykonawców. Część wydatków pojawia się przed wykonaniem usługi, a część jeszcze przed wystawieniem faktury. Jeśli klient płaci po 30 albo 60 dniach, firma przez pewien czas finansuje realizację z własnych zasobów.
Dlatego przy zwiększaniu skali działalności trzeba obserwować kapitał obrotowy. Sam wzrost przychodów nie pokazuje, czy przedsiębiorstwo ma środki potrzebne do obsługi większej liczby zamówień. Pomocna jest prognoza przepływów pieniężnych przygotowana przed przyjęciem dużego kontraktu.
Problem opóźnień płatniczych nie dotyczy wyłącznie pojedynczych firm. UOKiK wskazuje, że zatory płatnicze powstają, gdy przedsiębiorcy nie otrzymują należności na czas, a opóźnienia mogą przenosić się na kolejne podmioty w łańcuchu dostaw.
Najczęstsze błędy finansowe w pierwszym roku działalności
Jednym z częstszych błędów jest traktowanie salda rachunku jako kwoty dostępnej do swobodnego wydania. Część pieniędzy może przecież należeć do przyszłych podatków, składek, dostawców albo pracowników. Drugim problemem jest podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie sprzedaży, bez sprawdzania terminów wpływów.
Ryzyko zwiększa też zbyt szybkie podnoszenie kosztów stałych. Dłuższy najem, kolejny abonament, leasing lub zatrudnienie tworzą zobowiązania, które trzeba regulować również w słabszym miesiącu. Podobnie działa inwestowanie całej nadwyżki bez pozostawienia rezerwy.
Do typowych błędów należą też brak kontroli przeterminowanych należności, nieuwzględnianie sezonowości oraz mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi. Przy nowych zobowiązaniach lepiej patrzeć kilka tygodni do przodu. Pytanie nie brzmi wyłącznie: „czy dziś mam na to pieniądze?”, ale również: „jakie płatności przypadają przed następnym większym wpływem?”. Taka zmiana perspektywy pomaga ograniczyć sytuacje, w których dobrze sprzedająca firma musi nagle szukać środków na bieżące rachunki.
Raz w miesiącu zrób finansowy przegląd firmy
Raz w miesiącu dobrze przeznaczyć kilkadziesiąt minut na sprawdzenie sytuacji finansowej firmy. Taki przegląd powinien obejmować zarówno pieniądze dostępne obecnie, jak i zobowiązania oraz należności przypadające na kolejne tygodnie.
Pomocna jest krótka lista kontrolna:
- stan rachunku i kwota rzeczywiście dostępna po odjęciu zarezerwowanych środków,
- faktury oczekujące na zapłatę oraz należności po terminie,
- koszty i raty przypadające na kolejny miesiąc,
- środki przeznaczone na podatki i składki,
- poziom rezerwy finansowej,
- planowane zakupy i inwestycje,
- przewidywane saldo po uwzględnieniu najbliższych wpływów i wydatków.
Przy planowaniu terminów pomocne są również oficjalne informacje ZUS. Dla wielu przedsiębiorców i innych płatników bez osobowości prawnej składki są opłacane do 20. dnia następnego miesiąca, natomiast inne grupy płatników mają odmienne terminy.
Pierwszy rok działalności jest okresem uczenia się własnego rytmu finansowego. Regularne planowanie przepływów, kontrola należności, ostrożne zwiększanie kosztów oraz utrzymywanie rezerwy pozwalają podejmować decyzje na podstawie danych zamiast chwilowego salda rachunku.
Źródła:
- https://faktomi.pl/
- Biznes.gov
- Opóźnienia w płatnościach B2B: odsetki, kary i odszkodowania - Your Europe
- Jak wypełnić polecenie przelewu / wpłaty gotówkowej należności z tytułu składek do ZUS
